Bureaux partagés (bureaux opérés) : comment Whome garantit la sécurité de vos données ?

Travailler dans un espace de coworking est une solution choisie par de plus en plus d’entreprises et de travailleurs indépendants. Mais la protection des données est une préoccupation majeure : comment s’assurer que les fichiers et échanges sont sécurisés dans un espace de travail partagé ? Découvrez comment Whome garantit la protection des données de ses utilisateurs et la confidentialité des échanges.

La multiplication des cyberattaques et violations de données impose la plus grande prudence en matière informatique. Dans un espace de bureaux partagés, assurer la sécurité des données est d’une importance vitale.

Les violations de données touchent tous les pans de l’économie, qu’il s’agisse d’informations de paiement, médicales ou de propriété intellectuelle. Les conséquences financières sont énormes : une violation de données coûte en moyenne 3,62 millions de dollars selon l’Institut Ponémon.

Paradoxalement, l’utilisation de bureaux partagés est particulièrement adaptée à la sécurité des données des entreprises. En effet, la sécurisation est prise en compte dès la construction de l’espace, que ce soit au niveau de l’infrastructure informatique que la conception des bureaux.

La protection des données informatiques est un élément primordial pour choisir votre location de bureaux à Nantes.

Dans ses locaux partagés et son open space, Whome garantit une connexion Internet sécurisée. Elle utilise notamment des protocoles de chiffrement avancés pour protéger les communications en ligne et les échanges de données. L’accès au Wifi est sécurisé par un mot de passe et le réseau fibré est également sécurisé pour une connexion fiable et rapide.

Les outils de sécurité informatique sont aussi largement déployés dans les espaces de coworking. Grâce à des pare-feu réseau, on peut créer des réseaux privés virtuels qui isolent les données de chaque client des autres. Le réseau est configuré de façon à détecter et empêcher les intrusions. Enfin, la mise à jour régulière des logiciels et applicatifs, notamment antivirus, permet d’éviter les failles de sécurité.

L’utilisation d’un bureau partagé en espace de coworking demande de respecter le RGPD (règlement général sur la protection des données). Chez Whome, les données ne sont conservées que si c’est nécessaire : par exemple, les travaux d’impression sont supprimés une fois le document imprimé.

Certaines entreprises  peuvent conclure des accords de non-divulgation pour les salariés utilisant des bureaux opérés, privatifs ou en open space. C’est particulièrement pertinent s’il s’agit de projets confidentiels ou sensibles.

Les utilisateurs de l’espace de coworking sont enfin invités à respecter les protocoles de sécurisation des données et à utiliser les bonnes pratiques :

La protection des données passe aussi par la sécurité physique, afin d’assurer la confidentialité des échanges et des travaux. Une expérience a montré que des informations sensibles peuvent être obtenues simplement en regardant par-dessus l’épaule de quelqu’un !

Les salles de réunion et l’ensemble des bureaux privatifs ou opérés de Whome sont conçus avec des matériaux assurant une isolation phonique optimale, qu’il s’agisse des cloisons, des moquettes ou des installations techniques garantissent. Les informations échangées oralement dans l’espace sont protégées d’écoutes électroniques ou simplement de fuites sonores indésirables.

Si un utilisateur a besoin de s’isoler pour des discussions confidentielles, des espaces dédiés sont à disposition : phones box, alcôves et quiet zones. La confidentialité des échanges est ainsi assurée.

L’accès aux différents espaces de travail proposés par Whome est réservé aux utilisateurs enregistrés et identifiés. Un badge est nécessaire pour entrer dans le bâtiment et les bureaux privatifs sont protégés par un accès sécurisé. En fonction de l’abonnement souscrit, certains espaces ne seront pas accessibles. Il est également possible de réserver l’accès à certaines plages horaires ou jours de travail.

Le parking est également placé sous vidéosurveillance pour empêcher les intrusions et sécuriser les véhicules des utilisateurs. Enfin, Whome assure un accueil physique de 9h à 18h pour renforcer encore le contrôle des accès.

Pour éviter la divulgation d’informations par négligence, les utilisateurs sont sensibilisés au principe de bureau propre. Il s’agit de veiller à ce que les données confidentielles ne soient pas laissées à la vue de tout à chacun, que l’usager soit à son poste de travail ou non. Avant de quitter son poste, même momentanément, il faut par exemple verrouiller son écran et ranger ses documents dans un tiroir ou un coffre sécurisé.

Dans les cas les plus sensibles, le travailleur peut utiliser un bureau privatif entièrement sécurisé et accessible par lui seul.

La protection des données dans un espace de coworking haut de gamme dépend non seulement de la sécurité informatique, mais aussi des aménagements physiques. Whome met tout en oeuvre pour sécuriser vos données et vos échanges au sein de ses bureaux partagés ou privatifs. Vous voulez en savoir plus ? Contactez-nous dès maintenant !